Panduan Agen Pengadaan: Cara Meminta Sampel dan Penawaran Harga Sarung Tenun

Bagi agen pengadaan, sampel dan penawaran harga menentukan jadi atau tidaknya order sarung. Sampel menjadi acuan saat klien menilai order besarnya, dan penawaran menentukan harga yang mereka setujui. Permintaan yang tidak jelas akan dijawab dengan jawaban yang tidak jelas juga, dan semuanya jadi lebih lama.

Panduan ini menjelaskan cara meminta sampel sarung tenun dan penawaran harga dari supplier: apa yang perlu disiapkan, apa yang dicantumkan, apa saja isi penawaran yang lengkap, dan cara membandingkan penawaran. Contohnya memakai ketentuan yang berlaku di Heritage Loom.

Siapkan brief dari klien lebih dulu

Sebelum menghubungi supplier, sepakati hal-hal berikut dengan klien. Semuanya memengaruhi sampel maupun harga.

• Jenis produk: desain siap produksi dari katalog, atau desain custom. Order custom punya aturan minimum dan waktu produksi sendiri, seperti dijelaskan di panduan custom dan maklon sarung tenun.
• Teknik dan bahan: tenun tangan atau tenun mesin, dan bahan benangnya. Harga keduanya sangat berbeda, jadi tulis di brief; cara membedakannya ada di panduan ciri sarung tenun tangan vs sarung mesin.
• Jumlah per desain dan total order, supaya supplier bisa menghitung harga di tingkat yang tepat.
• Tujuan dan tanggal kirim: kota atau negara tujuan, alamat pengiriman, dan tanggal barang dibutuhkan.
• Branding dan label: apakah sarung akan memakai label klien. Caranya dibahas di panduan sarung private label.
• Kebutuhan pengadaan: untuk hadiah perusahaan, panduan sarung tenun sebagai souvenir perusahaan membantu menyusun anggaran, jumlah, dan jadwal.
• Target harga, kalau klien sudah punya.

Yang perlu dicantumkan saat meminta sampel

Permintaan sampel yang jelas menghemat satu putaran pesan. Cantumkan:

1. Motif yang ingin dilihat. Pakai nama motif dan koleksi dari supplier, misalnya Mahogany Noir dari koleksi Juara Harar, atau lampirkan referensi untuk desain custom.
2. Jumlah sampel. Satu per motif untuk klien, dan sebaiknya satu lagi untuk Anda simpan, supaya kedua pihak membandingkan order besar dengan lembar yang sama.
3. Tujuan sampel. Sebutkan apa yang akan dicek klien: tenunan, warna, ukuran, finishing, atau label. Cara sampel yang disetujui dipakai sebagai acuan dijelaskan di panduan quality control sarung tenun.
4. Alamat dan tenggat. Tulis alamat lengkap, nama penerima, dan tanggal sampel harus tiba.
5. Rencana order. Sampaikan perkiraan jumlah dan jadwal order, supaya supplier bisa menyiapkan penawaran sekaligus.
6. Pertanyaan soal biaya. Tanyakan harga sampel dan siapa yang menanggung ongkos kirimnya. Di Heritage Loom, pelanggan dapat meminta sampel, dan ongkos kirim sampel dibagi dua: 50% ditanggung pelanggan dan 50% ditanggung Heritage Loom.

Isi penawaran harga yang lengkap

Minta hal-hal ini tertulis di penawaran atau proforma invoice:

• Harga per lembar dan mata uangnya, serta potongan untuk jumlah Anda. Di Heritage Loom, harga di situs dihitung per lembar dan bisa berubah, dan potongannya makin besar sesuai jumlah kodi dalam satu pesanan, mulai 7% untuk 1–5 kodi hingga 25% untuk 41–50 kodi, seperti tertulis di halaman Penawaran.
• Minimum order dan aturan campur motif. Di Heritage Loom, Pre-Order dimulai dari 1 kodi (20 lembar) dan motif boleh dicampur dalam satu kodi, sedangkan desain custom dipesan 1 kodi per desain.
• Waktu produksi yang dikonfirmasi untuk pesanan Anda, ditambah waktu pengiriman. Faktor yang memengaruhi waktu produksi dan harga dibahas di panduan order sarung dalam jumlah besar.
• Ketentuan pembayaran. Di Heritage Loom, Pre-Order dibayar dengan DP 50% yang tidak dikembalikan kalau pesanan dibatalkan, dan pelunasan dilakukan saat pesanan siap dikirim, sesuai Ketentuan Penggunaan.
• Pengiriman: siapa menanggung biaya apa, dan sampai titik mana. Untuk pengiriman ke luar negeri, sepakati Incoterm secara tertulis; penjelasan EXW, FOB, CIF, DAP, dan DDP ada di panduan pengiriman sarung ke luar negeri.
• Pengemasan: isi dan berat per karton. Kemasan standar Heritage Loom untuk Pre-Order berisi 100 lembar per karton, dengan berat 50 kg per karton.
• Kualitas dan retur: sampel acuan, batas toleransi, dan cara menangani masalah. Di Heritage Loom, produk custom tidak bisa dikembalikan, dan barang rusak atau salah kirim dilaporkan paling lambat 5 hari kerja setelah diterima, sesuai kebijakan Pengiriman & Pengembalian.
• Masa berlaku penawaran.

Cara membandingkan penawaran

• Bandingkan yang setara: teknik, bahan, ukuran, jumlah, dan ketentuan pengiriman yang sama. Harga lebih murah untuk kain mesin, atau penawaran tanpa ongkir, sebenarnya tidak lebih murah.
• Hitung modal per lembar sampai barang tiba: harga ditambah ongkir, bea masuk bila ada, dan kemasan, lalu dibagi jumlah lembar. Caranya ada di panduan grosir sarung tenun.
• Periksa supplier-nya, bukan hanya harganya. Hal yang perlu diverifikasi ada di panduan memilih supplier sarung yang andal.

Menilai sampel bersama klien

• Cek setiap sampel di cahaya siang dan bandingkan dengan brief: tenunan, warna, ukuran, dan finishing.
• Sepakati apa yang termasuk cacat. Perbedaan kecil antarlembar tenun tangan itu wajar, jadi tentukan bersama klien perbedaan mana yang masih diterima sebelum order besar.
• Catat persetujuan secara tertulis, lengkap dengan foto, dan simpan lembar acuan untuk pengecekan order besar.

Minta sampel dan penawaran dari Heritage Loom

Lihat katalog dan catat nama motifnya, lalu kirim brief Anda lewat halaman Kontak: motif, jumlah per motif, tujuan pengiriman, target tanggal, dan kebutuhan branding. Pesan Anda akan terbuka di WhatsApp untuk dikirim ke tim kami, yang juga bisa membantu memilih produk dan memberi arahan soal MOQ, harga, serta prosedur ekspor. Menyiapkan koleksi untuk 2027? Mulailah lebih awal, supaya ada waktu untuk sampel, persetujuan, dan produksi.